Кайдзен: досконалість по-японськи

Наразі культурні кордони стираються все сильніше, і ми пізнаємо думки та сприйняття світу в інших народностей. Східна мудрість прийшла до нас не тільки в літературному жанрі хоку (хайку), а ще й у ставленні до життя. Передивитись свої погляди вкрай необхідно тим, хто багато працює та грається наввипередки з часом, забуваючи про дрібниці, які насправді не є дрібницями

Керуючий партнер і CEO компанії MANEZH Марина Дяченко ввела у повсякденний графік керування компанією філософію Кайдзен і не пожалкувала про це.

Жити без втрат і постійно вдосконалюватися

«Кайдзен» або ощадливе виробництво — це система менеджменту, що ґрунтується на безперервному удосконаленні процесів для мінімізації втрат і досягнення максимальної ефективності. Це наведення порядку, контроль результатів та постійне вдосконалення.

Філософія Кайдзен зародилася у Японії, культурі якої притаманне прагнення до досконалості.

Наприклад, видатний майстер суші сучасності і володар 3 зірок Мішлен Дзіро Оно, не зважаючи на всі свої досягнення, не припиняє вдосконалюватися і вважає, що дорога до вершин майстерності лежить через щоденне відточування навичок.

Ієрогліф Кайдзен складається з двох частин. Частинка Kai означає зміни, а Zen — добре, що разом є квінтесенцією філософії Кайдзен — хороші зміни або зміни на краще.

Вперше Кайдзен був застосований після Другої світової війни компанією Toyota, яка вчилася конкурувати із західними автомобільними гігантами. Вона запозичила у них кращі методи організації виробництва: взаємозамінність деталей і людей та стандартизацію процесів від Cadillac; масову конвеєрну збірку і, як наслідок, зниження собівартості виробів та зростання продуктивності від компанії Ford. Все це було «приправлено» традиційним для японців прагненням до постійного вдосконалення.

Я дізналася про Кайдзен у 2008 році, коли зустрілася з Сергієм Снісаренко, який впроваджував філософію у своїй компанії. Він зіграв нами дві гри та допоміг визначити системні недоліки в компанії та наші власні проблеми, як, наприклад, небажання діяти новими способами.

Додатковим каталізатором стала криза 2008 року, яка змусила шукати нові методи росту ефективності й розбудови команди для виходу із складної ситуації.

У теорії

Теоретики Кайдзен називають різні інструменти впровадження філософії, проте до основних належать:

  • Система ТРМ (Total Productive Maintenance) передбачає навчання кожного працівника специфіці обслуговування обладнання для того, щоб будь-хто із співробітників міг швидко виявити і виправити неполадку.
  • Стандартна операційна процедура у вигляді письмової інструкції визначає поетапну послідовність виконання операцій.
  • Кайдзен, що в даному контексті означає безперервне вдосконалення усіх процесів усіма учасниками.
  • Метод «5 чому» означає пошук першопричин проблем шляхом п’ятикратного задавання питання «чому», яке дозволяє докопатися до самої суті справи.
  • Візуальний контроль — це спосіб організації робочого простору, операцій на виробництві, коли  стан усієї системи можна оцінити з першого погляду.
  • Система 5S включає сортування (Seiri), порядок (Seiton), чистоту (Seiso), стандартизацію (Seiketsu) та вдосконалення (Shitsuke).
  • Швидке переналагодження SMED (Single Minute Exchange of Dies — «швидка заміна штампів») дає можливість оперативно переключитися з однієї задачі на іншу.
  • Вбудована якість (Дзідока) — це «розумна» автоматизація обладнання, коли воно виявляє дефекти без участі людини і не допускає подальшої обробки неякісних деталей.
  • Точно вчасно (Just In Time) передбачає таку організацію виробничого циклу, при якій процеси і дії відбуваються тільки тоді, коли вони потрібні.
  • Канбан з японської означає «рекламний щит, вивіска». Завдяки спеціальним сигнальним картками допомагає виконувати потрібні завдання в потрібній кількості і в потрібний час. Застосовується для реалізації принципу «точно вчасно».

Застосування цих методів та їх комбінація залежить від цілей та завдань конкретної компанії.

На практиці

Найважливіший принцип Кайдзен – опора на команду однодумців. Це означає залучення кожного у процес постійного й безперервного поліпшення та вдосконалення.

Залучені люди — це справжні послідовники Кайдзен, що прийняли цю філософію як стиль життя. Головним результатом впровадження Кайдзен стає зріла корпоративна культура, що об’єднує гравців, готових проявляти ініціативу і брати відповідальність за свої рішення. Це люди, які помилки сприймають як точки росту та зі смаком проживають кожен момент життя. Кайдзен допомагає реалізувати себе не просто як функцію, а стати підприємцями, причетними до результатів роботи всієї команди. У людей з’являться зміст у яскравому, цікавому та усвідомленому житті.

Для прикладу, оптимізація процесів дозволила звільнити час співробітників для розвитку їх ідей і талантів. Кожен може присвятити 2-3 години робочого часу улюбленій справі. Тому, наші люди роблять оригінальні лампи із залишків алюмінієвих профілів, розробляють власний вітряк, програму управління сонцезахисними конструкціями зі смартфона і навіть пишуть казки для підлітків! Завдяки Кайдзен просунутий керівник платить за руки, а завойовує голови й серця людей, які приходять на роботу з палаючими очима і фразою «У мене є ідея!».

На виробництві ми почали впроваджувати Кайдзен із аналізу втрат: час на зайві переміщення персоналу, кількість бракованих деталей, комплектуючих на основному складі і виробництві, раціональність розстановки обладнання тощо. Ґрунтуючись на проведеному аналізі, ми оптимізували виробничі площі для нового обладнання; вбудували у процес виготовлення продукту перевірку якості; розробили і впровадили стандартні операційні процедури та прискорили процес навчання персоналу; впровадили витягаючу систему постачання комплектації, доставляючи на виробництво рівно стільки деталей, скільки потрібно на виготовлення запланованого обсягу продукції. В цілому час на виконання замовлення скоротився на 43% і на 50% зросла продуктивність.

Тепер у нас все розсортовано, прозоро і зрозуміло – від маркування різними кольорами коробок для різних міст, до використання залишків виробництва (виготовлення ламп з відходів профілю, здача стружки і сміття на утилізацію і повторне використання).

Складнощі перекладу

Я і команда вже 10 років займаємося впровадженням Кайдзен і 8 років розвитком персоналу з точки зору soft skills. І тільки зараз я можу сказати, що у мене формується свідома команда управлінців, які хочуть працювати у компанії, залучені у процеси і відчувають особисту відповідальність за спільну справу й результат.

Кілька порад та ремарок про Кайдзен для тих, хто готовий його впроваджувати:

  • Це процес глобальний і довгий, його неможливо зробити швидко, це завдання на все життя, а не данина моді.
  • Кайдзен – це про нестабільність системи. Коли система розвивається, завжди йдеться про нестабільні процеси.
  • Буде опір, дехто не захоче мінятися і піде, адже традиційно людина приходить на роботу у пошуках стабільності. А стабільність – це не про Кайдзен.
  • Важливо виробити у своєї команди навик вдосконалення, коли людині буде цікаво відповідати на виклики, вирішувати складні завдання, постійно покращувати себе, світ навколо, жити в прекрасній нестабільності, яка відкриває нові можливості.
  • Керівнику потрібно вчитися відчувати людей, розуміти обставини їхнього життя і знаходити відповідні ключики для кожного.
  • Почати краще з найбільш непроблемної ділянки, на якій можна відпрацювати всі інструменти, визначити однодумців, сформувати команду «агентів впливу», зробити і відрефлексувати помилки і так далі.
  • Але найважливіше – звичайно ж особисте залучення, глибоке розуміння філософії, своїх цілей і ресурсів, а також готовність працювати, не покладаючи рук, над тим, щоб перевершити сьогодні себе вчорашнього.

А завершити хотілося б цитатою, яка нагадує про важливість збереження гнучкості розуму: «У розумі новачка таїться безліч можливостей, в розумі знавця – всього лише кілька». Тому любіть зміни, прагніть до них і не втрачайте духу новачка у собі!

a!